Projekthandbok Ansöka
Budget och finansiering
Hur finansieras projektet?
Ett projekt ska finansieras dels med medel från programmet och dels med nationell offentlig och/eller privat medfinansiering. Svensk och norsk projektägare har varsin budget och varsin finansiering. Fordeling mellom søkte EU-midler på svensk side og IR-midler på norsk side skal ha fordelinga minimum 65 % EU-midler og 35 % IR-midler.
Den svenska delen av projektet kan finansieras med upp till 50 % av medel från programmet via Europeiska regionala utvecklingsfonden. På norsk side kan prosjektet også finansieres med opp til 50 % av midler fra programmet via norske interregmidler som er bevilget til fylkeskommunene fra Kommunal- og moderniseringsdepartementet. Medfinansieringen från projektets sida ska motsvara minimum 50 % av de totala kostnaderna.
Støttebeløpet betalas ut i efterskott mot redovisning av godkända kostnader.
Förskott
När du har fått projektet beviljat kan du ansökan om förskott. Svensk sökande fyller i blanketten som finns under Blanketter och mallar på hemsidan. Sedan mailar du blanketten till din handläggare, som bedömer din ansökan.
Förskott får lämnas med högst hälften av det beviljade stödet, dock högst 400 000 SEK (ungefär ungefär 38 000 EUR). Regleringen av förskott börjar vid utbetalt stöd om 50 % och ska vara slut-reglerat vid 80% av utbetalt stöd.
Medfinansiering
För att projektet ska beviljas finansiering från programmet måste det medfinansieras med offentliga och/eller privata medel. Medfinansieringen kan bestå av både kontanta medel och andra medel till exempel av tid och lokaler. Medfinansieringen måste bekräftas genom ett medfinansieringsintyg som ska bifogas ansökan.
Ideelt arbeid kan ikke inngå som medfinansiering. Dette gjelder for både norsk og svensk side.
Specifikt for svensk sida:
För sökande och medsökande kan medfinansiering endast ske med kontant medfinansiering. Sökande behöver inte skicka in något medfinansieringsintyg, vilket den medsökande däremot är skyldig att göra som medfinansiär.
Ett exempel på godkänd medfinansiering är en extern finansiär som betalar in kontanta medel till projektet.
Ett annat exempel på medfinansiering i ett projekt är att medsökande i projektet står för en del av sina egna kostnader som de har i projektet. De egna kostnaderna kan exempelvis motsvara en del av lönekostnaden eller en resekostnad som projektparten har inom projektet. Summan på dessa kostnader kan då ses som kontanta medel och ska tas upp som en medfinansiering.
Medfinansiering i form av bidrag i annat än pengar (t.ex. tid från ett privat företag som har en aktiv roll i projektet) läggs på de faktiska kostnaderna och bidrar till att öka kostnaderna för projektet och växlar samtidigt upp EU-stödet. En medfinansiär som går in med bidrag i annat än pengar i ett projekt och som inte är medsökande, kan inte ha några andra kostnader i projektet, t.ex. resekostnader eller externa tjänster. I Hjälp att fylla i ansökan för Interreg Sverige programmet som finns under Ansöka på vår webbplats hittar du exempel på hur medfinansieringen kan se ut.
Skillnaden mellan en medsökande och en medfinansiär är att den medsökande har en budget som ingår i den totala budgeten och deltar aktivt i projektet. En medfinansiär behöver inte delta i projektet men kan göra det. T.ex. företag som är målgrupp i ett turistprojekt kan bidra med sin arbetade tid i projektet som medfinansiering.
Spesifikt for norsk side:
Finansiering kan bestå av tid og kontanter. For norsk prosjekteier skiller man ikke på dette, men anser all medfinansiering for å være kontant. For øvrige partnere deles finansieringen opp i tid (direktefinansiering) og kontanter. Medfinansiering må dokumenteres med medfinansieringsbevis.
Valuta
Programmets valuta är euro. I Sverige söks beloppet i euro (EUR). För svensk sida används EU-kommissionens eurokurs för den månad ansökan skickas in. Även den norska budgeten ska anges i euro i Min ansökan.
I Norge (regionalfortvaltning.no) er all finansiering i norske kroner (NOK). Norsk budsjett regnes automatisk om til euro med en fast kurs på 8,0. Dette brukes for intern statistikk og rapportering til Overvåkningskomitéen etc.
Beräkning av timkostnader
Vad gäller arbetstid beräknas timkostnaden:
I Sverige: Offentliga aktörer och privata aktörer tas upp till faktiskt kostnad och ska särredovisas och dokumenteras. Svensk sida har ingen schablon/fast timpris för lönekostnader. Faktiska lönekostnader används. Antal arbetstimmar per år är 1720 timmar.
I Norge: Offentlige aktører og private aktører behandles likt. Prosjektene kan velge mellom to alternativer:
- Fast timepris på 500 kr/time
- Faktisk timelønnà her må timesatsen på hver enkelt deltaker i prosjektet dokumenteres.
Beregning av faktisk timelønn: Årslønn inkl. sosiale avgifter og ferietillegg/1725 timer
För studenter och personer som arbetar ideellt kan inga kostnader utgå. Dette gjelder for både norsk og svensk sida.
Hvilke kostnader er støtteberettigede?
Stöd får betalas ut endast om utgifterna har betalats av stödmottagaren och är stödberättigande. Projektet ska bedrivas kostnadseffektivt.
Utgifterna utgör stödberättigande kostnader om de:
- är skäliga och har uppkommit för att genomföra projektet
- har uppkommit under den projektperiod som är beslutad
- har bokförts i enlighet med god redovisningssed
- uppfyller de särskilda villkor som angetts i stödbeslutet
- antingen kan styrkas av stödmottagaren genom kopior av fakturor, bokföringsunderlag eller andra handlingar ur redovisningen eller
- uppfyller de krav som gäller förenklade redovisningsalternativ
Följande kostnader är stödberättigande:
- Personalkostnader, till exempel heltidsanställning, deltidsanställning och timanställning.
- Kontorsutgifter och administrativa utgifter, till exempel hyra för kontorslokaler, allmänna nyttigheter (el, värme, vatten) och kontorsmaterial upp till 15 % av personalkostnader. Den svenska sökanden ska använda sig av schablonen om max 15 % för att beräkna kontor-och administrativa avgifter. Norsk søker kan enten benytte seg av 15% overhead/schablon eller bokføre faktiske kontor- og administrasjonskostnader i hht. kostnadsslaget i prosjektregnskapet.
- Kostnader för resor och logi.
- Kostnader för extern sakkunskap och externa tjänster, till exempel studier eller kartläggningar, marknadsföring i samband med en insats och ekonomisk förvaltning.
- Utgifter för utrustning, till exempel hårdvara och programvara för it, möbler och inredning och verktyg eller anordningar.
Budgetera för utvärdering:
- Dersom projektet har en omslutning över 1,5 miljoner EURO, ska projektet ha budgeterat för en extern utvärdering.
Följande kostnader är inte stödberättigande:
- Böter, ekonomiska påföljder och utgifter för rättsliga tvister.
- Kostnader för gåvor, utom om värdet är högst 50 euro per gåva och de hör samman med marknadsföring, kommunikation, reklam eller information.
- Kostnader som beror på fluktuationer i valutakurserna. Grundläggande är att alla kostnader ska kunna härledas ner till enskilda verifikat och verifieras mot ett underlag som har sin grund i verkliga kostnader. Kostnader som grundar sig på procentuell andel är inte tillåtna.
- Intäkter: Stödet ska minskas med de intäkter som projektet medför. Intäkter i eller genom ett projekt ska löpande redovisas av stödmottagaren (projektägaren).
Les mer under Genomföra.
Upphandling
I samband med att ni skickar in er ansökan ska ni i projektet tydliggöra hur ni avser att arbeta med upphandlingar och om ni omfattas av lagen om offentlig upphandling (LOU) / lov om offentlige anskaffelser.
Om projektet har en eller flera medsökande på svensk sida ska projektägaren tydliggöra vilken eller vilka parter som ska genomföra upphandlingar eller köp. Vid upphandling och köp där det finns både en sökande och medsökande beräknas direktupphandlingsbeloppet i LOU (15 kap. 3 § i Lagen om offentlig upphandling) och LUF samman för samtliga parter i projektet. Samverkansparterna får alltså inte var för sig köpa eller handla varor av samma slag för direktupphandlingsbeloppet utan samtliga upphandlingar och köp i projektet ska läggas samman.
Om projektägaren är offentlig, gäller Lagen om offentlig upphandling för den medsökande, även om medsökande är ett privat företag.
Följande särskilda regler gäller för samverkansprojekt:
- Det är inte tillåtet att organisera ett samverkansprojekt för att kringgå regler om offentlig upphandling och statsstöd. Det behöver projekt som har medsökande som är företag särskilt förhålla sig till.
- En av samverkansparterna lämnar in ansökan och blir då projektets stödmottagare. Stödmottagaren ska hålla ihop hela projektet, såväl verksamhetsmässigt som ekonomiskt och administrativt.
- Alla medsökande i projektet ska ta del av EU-stödet. När stödmottagaren har fått stödet rekvirerar medsökande sina delar från stödmottagaren.
Hur redovisar jag kostnaderna i projektet?
- Kostnaderna i projektet ska redovisas i de elektroniska ansökningsformulären och ytterligare specificeras i en detaljerad budget och medfinansieringsplan.
- Det är obligatorisk att använda och fylla i norsk respektive svensk budgetmall. Det är viktigt att kostnaderna i budgeten har en så pass detaljerad nivå att de går att härleda och koppla till projektets aktiviteter och genomförande.
- Generellt för programmet ska kostnader som rör aktiviteter utanför programområdet redovisas i Min ansökan/regionalforvaltning.no och tydligt framgå av budget.
- Kontorsutgifter och administrativa utgifter, till exempel hyra för kontorslokaler, allmänna nyttigheter (el, värme, vatten) och kontorsmaterial upp till 15 % av personalkostander. Den svenska sökanden ska använda sig av schablonen om max 15 % för att beräkna kontor-och administrativa avgifter. Norsk søker kan enten benytte seg av 15% overhead/schablon eller bokføre faktiske kontor og administrasjonskostnader i hht kostnadsslaget i prosjektregnskapet.
