Projekthandbok

Kostnadsslag och vad som ingår i dessa

Støtteberettigede kostnader

En kostnad er støtteberettiget dersom den:

• har uppkommit under den projektperiod som fastställts i beslut om stöd
• har uppkommit för att genomföra projektet
• är skäliga och är förenliga med unionsrättsliga och nationella bestämmelser
• uppfyller de villkor som angetts i beslut om stöd
• kan styrkas av stödmottagaren genom kopior av fakturor, bokföringsunderlag eller andra handlingar som har bokförts i enlighet med god redovisningssed eller uppfyller de krav som gäller för förenklade redovisningsalternativ
• er bokført på eget prosjektnummer

Projektet ska särredovisas i bokföringen hos varje part som deltar i projektet. Det innebär att alla kostnader och intäkter som tillhör projektet ska kunna utläsas direkt ur redovisningen oavsett om annan verksamhet pågår samtidigt eller inte.

De kostnadsslag/budsjettposter som är aktuella i Sverige-Norge-programmet 2014-2020 är:

• Personalkostnader
• Kontorsutgifter och administrativa utgifter (kun norsk side, om man ikke velger overhead/schablon (15%)),
• på svensk sida gäller enbart schablonkostnader om högst 15 %
• Kostnader för extern sakkunskap och externa tjänster
• Kostnader för resor och logi
• Utgifter för utrustning
• Schablonkostnader
• Offentligt bidrag i annat än pengar (direktfinansierade kostnader)
• Privat bidrag i annat än pengar (direktfinansierade kostnader)

Prosjektinntekter utover det som framgår av godkjent finansieringsplan skal bokføres som en kostnadsreduksjon.

Personalkostnader

Personalkostnader får endast bestå av faktiska lönekostnader inklusive andra kostnader som är direkt kopplade till lönerna, till exempel skatter och sociala avgifter inklusive pensioner.

• Lønnskostnadene skal være knyttet til prosjektarbeidet.
• Lönekostnaden är projektbokförd.
• Anställningsavtal eller arbetsbeskrivning finns.
• Stödmottagaren får inte ha tagit emot stöd för lönekostnader från annat håll, t.ex. lönebidrag eller anställningsstöd.
• På norsk side kan man bruke en fast timesats på kr. 500 per time, eller faktisk timelønn med dokumentasjon og etter beregning vist nedenfor.

Personalkostnader får redovisas för personer som har någon av följande typ av anställning hos stödmottagaren:

1. Heltidsansatt: Den anställde arbetar all sin tid i projektet och personens totala lönekostnad är därför stödberättigande. Ingen tidredovisning behövs utan ni utgår från periodens lönespecifikation. Eventuell semester och sjukfrånvaro får ingå i periodens lönekostnad.
2. Deltidsansatt: Lönekostnaden beräknas som en fast procentsats av den anställdes faktiska löneutgift per månad. Eventuell semester och sjukfrånvaro får ingå i periodens lönekostnad. Någon skyldighet att tidrapportera finns inte. Arbetsgivaren ska utfärda ett dokument där det framgår hur stor del av arbetstiden som den anställde ska arbeta i projektet om detta inte framgår av anställningsavtalet.
3. Deltidsanställning med ett varierande antal arbetstimmar per månad:

För personal som arbetar ett varierande antal timmar i projektet beräknas med följande modell i båda länderna:

• Sverige: Årslönen inkl. sociala avgifter och semestertillägg/1720 timmar.
• Norge: Årslønn inkl. sosiale avgifter og ferietillegg/1725 timmar.
• Varje anställda måste tidredovisa sin arbetstid dag för dag.
• All arbetstid ska tidsredovisas. Tidredovisningen ska täcka 100 % av den anställds arbetstid.
• Bifoga anställningsavtal och eller lönespecifikation för verifiering av timkostnaden.
• På norsk side kan schablon på kr 500 pr. time anvendes.

Kontorsutgifter och administrativa utgifter

På svensk sida används inte detta kostnadsslag. Dessa kostnader täcks genom kostnadsslaget schablonkostnader. Om ert projekt ger upphov till indirekta kostnader ska dessa redovisas enligt en fastställd schablonsats på max 15 % av de direkta personalkostnaderna. När schablonsatsen används finns inga krav på att ni måste redovisa de faktiska underlagen (t.ex. fakturor eller andra bokföringsunderlag) för de kostnader som uppstått inom detta kostnadsslag.

Observera att indirekta kostnader som har beräknats enligt schablonsatsen 15 % ska redovisas som en schablonkostnad i budgetspecifikationen i Min ansökan.

Norsk prosjekteier kan velge i søknaden om de vil benytte standardsats på 15 % på personal­kostnader eller faktiske kostnader som da må dokumenteres.

Kostnader inom detta kostnadsslag ska endast omfatta följande:

• Hyra för kontorslokaler
• Försäkringsavgifter och skatter för de byggnader där personalen är inhyst och för kontorsutrustningen, t.ex. försäkring mot brand eller stöld
• Allmänna nyttigheter som t.ex. el, värme och vatten
• Kontorsmaterial
• Allmänna räkenskaper som tillhandahålls inom stödmottagarens organisation
• Arkiv
• Underhåll, städning, reparationer
• Säkerhet
• IT-system
• Kommunikation som t.ex. telefon, fax, internet, post och visitkort
• Bankavgifter för att öppna och förvalta ett konto om genomförandet av projektet kräver att ett separat konto öppnas
• Avgifter för ekonomiska transaktioner över gränserna

Kostnader för resor och logi

När det gäller kostnader för resor och logi ska utgifterna endast omfatta följande:

• Kostnader för resor, t.ex. biljetter, rese- och bilförsäkring, bränsle, mil- eller kilometerersättning, vägtullar och parkeringsavgifter
• Kostnader för måltider
• Kostnader för logi
• Kostnader för visum
• Dagtraktamenten som inte redan medräknats i ovanstående kostnader

Projektrelaterade resor och kostnader för logi är stödberättigande om de är godkända i beslutet om stöd. Det ska alltid framgå av underlag vem som rest och vilket syftet med resan varit. Kostnader för externa experters och tjänsteleverantörers resor och logi ska tas upp under kostnadsslaget ”Kostnader för extern sakkunskap och externa tjänster”.

For norsk søker gjelder statens reiseregulativ innland og utland.

Om ni i projektet planerar resor utanför programområdet ska dessa godkännas av sekretariatet i förväg. Det kan till exempel handla om åtgärder för att sälja eller sprida kunskap som har producerats i programområdet. Utgifter för marknadsföring utanför programområdets unionsdel är stödberättigande om nyttan tillfaller programområdet. Andra typer av utgifter utanför programområdets unionsdel kan också vara stödberättigande om nyttan tillfaller programområdet.

Kostnader för extern sakkunskap och externa tjänster

När det gäller kostnader för extern sakkunskap och externa tjänster ska utgifterna endast omfatta följande tjänster och sakkunskap:

• Studier eller kartläggningar, t.ex. utvärderingar, strategier, projektbeskrivningar, konstruktionsritningar eller handledningar
• Utbildning
• Översättningar
• Utveckling, ändring och uppdatering av IT-system och webbplatser
• Marknadsföring, kommunikation, reklam eller information i samband med en insats eller ett samarbetsprogram
• Ekonomisk förvaltning
• Tjänster i samband med anordnande och genomförande av evenemang eller möten, bl.a. hyra, catering eller tolkning
• Deltagande i evenemang, t.ex. deltagaravgifter
• Juridisk rådgivning och notarietjänster, teknisk och ekonomisk sakkunskap samt andra konsult- och redovisningstjänster
• Immateriella rättigheter
• Resor och logi för externa experter, talare, mötesordförande samt tjänsteleverantörer
• Andra specifika sakkunskaper och tjänster som behövs för insatsen

Utgifter för underleverantörskontrakt eller konsultavtal är inte stödberättigande om underleverantör ökar kostnaden för projektet utan att tillföra motsvarande värde.
Tänk på att externa tjänster ofta omfattas av upphandlingsregler.

Utgifter för utrustning/investeringer

Om ni har kostnader för utrustning som ska tas upp i projektet måste de vara godkända och budgeterade i beslutet.

Utgifter för utrustning som köps, hyrs eller leasas av stödmottagaren ska vara relevant och endast omfatta följande:

• Kontorsutrustning
• Hårdvara och programvara för IT
• Möbler och inredning
• Laboratorieutrustning
• Maskiner och instrument
• Verktyg eller anordningar
• Fordon/kjøretøy
• Annan specifik utrustning som behövs för projektet

Schablonkostnader

Kostnader för kontor och administrativa utgifter beräknas som högst 15 % av personalkostnaderna. Det finns inga krav på att ni måste redovisa de faktiska underlagen (t.ex. fakturor eller andra bokföringsunderlag) för de kostnader som uppstått inom detta kostnadsslag.

Ej stödberättigade kostnader

• Kostnader som uppstått och/eller betalats före det datum som projektet valt som startdatum
• Kostnader som uppstått efter projektets slutdatum
• Kostnader som betalats efter de 2 avslutsmånaderna som tillkommer efter projektets slutdatum
• Bankavgifter, räntekostnader och avgifter för finansiella transaktioner. Undantaget är dock kostnader för utlandsbetalningar
• Böter, ekonomiska påföljder och utgifter för rättsliga tvister
• Skuldräntor, dröjsmålsräntor och förseningsavgifter
• Kostnader som beror på fluktuationer i valutakurserna
• Kostnader som ingått som underlag i annat EU-projekt
• Kostnadsfria tjänster från offentliga/statliga myndigheter
• Mervärdesskatt för stödmottagare som är momsredovisningsskyldiga
• Kostnader för gåvor, förutom om värdet är högst 50 euro per gåva och gåvan hör samman med marknadsföring, kommunikation, reklam eller information
• Styrelsearvoden
• Bidrag, sponsring och priser
• Revisionskostnader (gjelder ikke norsk side, der er revisjonskostnader godkjent kostnad)
• Schablon som överskrider 15 % av direkta lönekostnader (om det förenklade redovisningsalternativt kring indirekta kostnader har använts)
• Individuelle pensjonsforsikringer

Intäkter

En intäkt som har ett direkt samband med projekt-verksamheten minskar de stödberättigande kostnaderna i projektet med samma summa. Dessa ska därför redovisas löpande i projektet. Med projektintäkter avses till exempel biljettintäkter, kursavgifter till egna arrangemang, inträden till egna seminarier, försäljning och uthyrning.

Genom att redovisa intäkterna på Kostnadsslaget Projektintäkter (negativ kostnad) så reduceras kostnaderna med samma summa.

Avvikelse mot budget

Budgetförändringar upp till 20 %, eller där förändringen är mer än 20 %, men maximalt 5 000 euro, i enskilda kostnadsslag, kan godkännas utan att det behövs ett beslut om ändring från sekretariatet. En förklaring till budgetändringen måste dock anges i aktuell lägesrapport. Vid större budgetförändringar än ovan ansöker ni om ändringsbeslut.

Interreg Sverige-Norge godkänner inköp av utrustning som främjar projektets mål och kan lösa hinder som har uppstått under pandemin. Detta gäller även om den aktuella utrustningen inte har godkänts i tidigare beslut. Inköp ska godkänns av handläggaren via mejl, där en redovisning av syftet med utrustningen ska anges. Beslutet gäller från och med 17 mars till programperiodens slut.