Projekthandbok

Søknad om utbetaling og rapportering

Den ekonomiska rapporten och läges/delrapporten är beroende av varandra och ska alltid skickas in vid samma tillfälle för samma tidsperiod. Den skriftliga läges/delrapporteringen ska vara gemensam för båda länderna till skillnad från den ekonomiska rapporten eftersom projektet har en norsk och en svensk budget.

Lägesrapport/delrapport

En gemensam läges-/delrapport ska skickas in tillsammans med varje ansökan om utbetalning. Ansökan om utbetalning görs i systemen minansokan.se respektive regionalforvaltning.no, och lägesrapporten bifogas där. Mal for rapporten finner dere på hjemmesida under Blanketter & mallar. Datum för rapportering finns i tilsagnet/beslutet.

Projektledarna i Sverige och Norge ansvarar för att ta fram en gemensam lägesrapport för hela projektet. Projektledarna ska sammanfatta och analysera projektets utveckling under den aktuella perioden med fokus på hur genomförda aktiviteter har bidragit till att nå målsättningar och resultat. Fokusera på att analysera projektets utveckling snarare än på att få med alla detaljer.

Delrapporten legger grunnlaget for en vurdering av prosjektets framdrift og er et verktøy for å samle opp prosjektets resultater. Det er viktig at delrapporten er skrevet på en måte som er lett å forstå og og som lett kan formidles.

Läges-/delrapporten skal inneholde følgende:

1. Allmän information.

Projektnamn, delområde, ärende-id/tilsagnr, redovisningsperiodens start, redovisningsperiodens slut, lägesrapportsnummer.

2. Mål och resultat

Analyser oppnådde resultat og mål i siste rapporteringsperiode. Ta utgangspunkt i forventede resultat og mål i prosjektets tilsagn/beslut. Gjør rede for hvordane resultatene i perioden leder mot prosjektets sluttmål. Vær ærlige og realistiske når dere beskriver aktuell situasjon/nuläge i prosjektet.

Bedøm og gjør rede for om dere vil nå sluttmålene innen prosjektslutt. Forklar eventuelle avvik. Gjør også rede for og analyser eventuelle uventede resultat.

3. Tid- och aktivitetsplan

Redogör kortfattat för periodens aktiviteter utifrån beslutad tid- och aktivitetsplan. Nämn och förklara eventuella avvikelser från denna (t.ex. försening/forsinkelse, ändringar i arbetspaketen).

4. Ekonomistatus

Beskriv hvordan prosjektet går i forhold til prosjektets vedtatte/beslutade budsjett. Analyser og kommenter eventuelle avvik mellom budsjetterte og rapporterte/redovidsade kostnader.

5. Aktiviteter utanför programområdet

Beskriv eventuella aktiviteter som genomförts utanför programområdet (utanför Sverige och Norge) under aktuell redovisningsperiod samt aktiviteternas syfte. Ange också kostnaden för respektive aktivitet.

6. Aktivitetsindikatorer

För att mäta effekter av Interreg-programmet har ett antal indikatorer fastställts. För varje projekt står det i beslutet vilka dessa är och vilket utfall som förväntas.

Fyll i tabellen i mallen med utgångspunkt i ert beslut/tilsagn och kommentera utfallet hittills.

Aktivitetsindikatorerna ska även rapporteras in direkt i Min Ansökan i samband med ansökan om utbetalning. Se manual för Min Ansökan på interreg-sverige-norge.com.

7. Gränsöverskridande mervärde

Beskriv vilket gränsöverskridande mervärde som uppnåtts genom projektet under aktuell redovisningsperiod. Ange konkreta exempel.

Utgå ifrån de olika typerna av gränsöverskridande mervärde som finns inom programmet och som är identifierade i projektets beslut: överbryggande av gränshinder, gränsen som resurs och utnyttjande av kritisk massa.

8. Forventede effekter

Hvordan jobber prosjektet for at resultatene skal kunne anvendes langsiktig? Hvordan skal prosjektets resultater implementeres og realiseres? Hva vil leve videre etter at prosjektet er avsluttet? Hvordan vil disse effektene det leve videre?

Dere trenger ikke å bruke mye tid på å rapportere om forventede effekter tidlig i prosjektet. Men vi ønsker at dere har disse momentene i tankene gjennom hele prosjektet. Når prosjektet har pågått en stund skal dere reflektere og beskrive forventede effekter med utgangspunkt i spørsmålene ovenfor.

I sluttrapporten skal dere rapportere og analysere konkret omkring forventede effekter.

9. Horisontella kriterier

Beskriv hur projektets verksamhet och resultat bidrar till förbättring av hållbar utveckling, lika möjligheter och icke-diskriminering samt jämställdhet. Ge konkreta exempel.

10. Informasjon og kommunikasjon

Beskriv hvilke informasjonsaktiviteter dere har utført i rapporteringsperioden for å spre informasjon om prosjektet og prosjektets foreløpig oppnådde resultat, samt hvordan dere har synliggjort EUs medvirkning.

Spesifiser gjerne hvilken målgruppe informasjonsaktivitetene er rettet mot.

11. Spørsmål til sekretariatet

Eventuella frågor om projektets genomförande, förändringar av budget, tidsplan eller andra förändringar av projektet. Observera att avvikelser från beslutet om stöd måste tas upp med sekretariatet innan de genomförs.

12. Underskrift

Rapporten ska vara undertecknad av svensk och norsk projektledare (under förutsättning att projektledaren har en formell rätt att företräda stödmottagaren avseende projektrapportering).

Økonomisk rapport

Både EU-midlene og de statlige norske IR-midlene utbetales etterskuddsvis.

Den norske tilskuddsmottakeren skal benytte www.regionalforvaltning.no ved rapportering om prosjektet gjennomføring, herunder økonomirapporteringen. Rapporteringen skjer til den fylkeskommunen som innvilget norsk tilsagn.

Det skal føres separat prosjektregnskap i norske kroner hos tilskuddsmottakeren der kostnader og inntekter kan sammenstilles med godkjent budsjett for prosjektet. Saldobalansen for hver kostnad knyttes til kostnadsart i utbetalingsmodulen og tilsvarende for inntekter i regionalforvaltning.no.

Til hver økonomirapport skal prosjektet også sende inn saldobalanse/hovedbok som dokumentasjon på påløpte kostnader og inntekter. Det kan også bli vurdert om prosjekteier på norsk side også i tillegg skal dokumentere kostnadene i form av kopi av bilag.

Minst 25 % av tilskuddet holdes tilbake til prosjektet er avsluttet og sluttrapport er godkjent. Før sluttutbetaling skal det for tilskudd over kr 100.000,- sendes inn revidert prosjektregnskap som er bekreftet av revisor, alternativ godkjent regnskapsfører dersom virksomheten ikke er revisjonspliktig.

Veiledning til utbetaling i Regionalforvaltning.no: anmodning om utbetaling

Den svenska stödmottagaren ska använda Min ansökan.

Valuta

Programmets valuta är euro. I Sverige söks beloppet i euro (EUR).

Från och med 2017-05-18 sker redovisningen i Min Ansökan i SEK. Omvandlingen till EUR, enligt Kommissionens månatliga snittkurs, görs automatiskt vid inläsning av kostnaderna. Se Manual Min Ansökan.

Utbetalningen görs i EUR till projektägarens anmälda BIC/IBAN-konto. Detta innebär att man på svensk sida kan få ett annat belopp än det ansökta beloppet, lägre eller högre. Detta beroende på hur valutakursen har förändrats från ansökningstillfället till utbetalningsdatum.

I Norge (regionalfortvaltning.no) er all finansiering i norske kroner (NOK). Norsk budsjett regnes automatisk om til euro med en fast kurs på 8,0. Dette brukes for intern statistikk og rapportering til Overvåkningskomitéen etc.