Projekthandboken

Prosjektplanlegging

Oavsett vilken typ av projekt ni vill driva behöver arbetet organiseras. Börja med att sätta ihop en grupp som planerar projektet. Gruppen bör kunna:

• sakområdet
• att driva ett projekt
• ekonomisk redovisning och projektredovisning
• offentlig upphandling eller affärsmässighet

Formuler tydelige mål

Avgränsa projektidén och tydliggör vilken verksamhet som ska bedrivas i projektet för att nå uppsatt mål. Projektet ska på ett enkelt och kortfattat sätt kunna beskrivas.

Projektets aktiviteter ska vara verktyg för att nå målen. Det ska vara ett klart samband mellan aktiviteter – resultat – mål. Aktiviteterna ska angripa orsakerna till den situation som ska förändras. Aktiviteter ska leda till att uppnå målet och därmed ska målet exempelvis inte vara att arrangera 5 studieresor. Studieresor är en aktivitet.

Projektmålet visar vilken huvudinriktning projektet har. Tänk på att målen ska vara realistiska och att målen på olika nivåer ska hänga ihop logiskt. De mål du väljer ska stödja det mål som ställts upp för insatsområdet som du söker stöd inom (se avsnitt Mål med programmet). Formulera målen utifrån när i tiden de ska nås. Formulera projektmålet så att det beskriver projektets levererans vid avslut.

Ett projekt kan sedan ha flera delmål, som alla kan vara mätbara. Det är dock inte obligatoriskt att formulera delmål men de kan tas fram som en vägledning för projektets genomförande. Projektets aktiviteter ska leda till att delmålen nås.. Delmålen kan ha olika tidsperspektiv; något kanske ska nås efter bara några månader och några efter ett eller två år.

Tänk på att de mål ni tar fram ska vara realistiska och att målen på de olika nivåerna ska hänga ihop logiskt.

Planlegg projektets aktiviteter og resultat

Projektets aktiviteter är den konkreta verksamhet som utförs. Aktiviteterna ska alltså angripa orsakerna till den situation ni vill ändra på. Om projektet har några delmål ska det finnas aktiviteter som kan kopplas till dessa.

Tänk på att de aktiviteter ni tar fram ska vara tydliga och specifika. De måste överensstämma med gällande regler, lagar och förordningar. Tänk också på att ange aktiviteter som förbereder för projektets slut och för hur resultaten ska användas.

Redogör för projektets förväntade resultat och nytta vid projektets slut. Beskriv hur resultatet ska användas av er och av andra. Tänk på hur de horisontella kriterierna (läs mer under avsnitt Ansöka, horisontella kriterier) förväntas ha påverkats av projektgenomförandet och av resultatet. Tänk även på vilket sätt er målgrupp kommer att ha nytta av era resultat.

Organiser prosjektet

I planeringen måste ni tänka på de olika rollerna inom projektet. En gemensam projektledare ska utses för hela projektet. Projektledaren ansvarar för att koordinera genomförandet av projektet mellan de båda länderna. Det är projektledaren som utåt sett är kontaktpersonen för projektet och mot Interreg Sverige-Norge programmet.

Både norsk och svensk projektägare har dock ansvar för att projektet genomförs enligt den beskrivning och plan som finns i beslutet om stöd från Interreg Sverige-Norge. Rollerna inom projektet kan regleras i ett partnerskapsavtal (läs mer om partnerskapsavtal i avsnittet Genomföra).

I Norge:
Obligatoriske roller i prosjektet er prosjekteier, prosjektleder (eller prosjektansvarlig dersom prosjektlederen for hele prosjektet er svensk) og eventuelle medfinansører. Det kan også finnes partnere i prosjektet som ikke er inne med medfinansiering, men som bidrar i prosjektet i f.eks styringsgrupper og referansegrupper.  Alle prosjektdeltakere har ansvar for å bidra til at prosjektet foregår i samsvar med søknad og tilsagn. I Norge er det norsk prosjekteier som bokfører og betaler alle kostnader i prosjektet og er ansvarlig opp mot Interreg Sverige-Norge. Aktører som går inn med medfinansiering, rapporterer sine kostnader (i form av tidsrapporter) til norsk prosjekteier.

I Sverige:
De obligatoriska rollerna som måste finnas i ert projekt är projektägare, (kallas stödsökande i det elektroniska ansökningssystemet Min ansökan) och projektledare (eller projektansvarig).

Finansiärer är de som, förutom Interreg Sverige-Norge, finansierar projektet. Det kan var offentliga eller privata aktörer och/eller projektägaren.

Ett projekt kan också ha medsökande. En medsökande har en egen budget i projektet.

Alla parter har ansvar för att bidra till projektet enligt ansökan och beslut. I Sverige är det projektägaren och medsökande som bokför och betalar sina kostnader och är ansvarig gentemot Interreg Sverige-Norge. Parter som deltar i projektet, det vill säga som går in med medfinansiering, redovisar sina kostnader till svensk projektägare.

Ansvar prosjekteier:

• ansvara för projektets genomförande på norsk/svensk sida
• redovisa ekonomi och genomförande av projektet samt, ansöka om utbetalning av stöd
• vara stödmottagare för norska/svenska interreg-stöd och fördela stödet vidare till medsökande/partner

Förankra projektet

Det er viktig å sikre at resultatene og leveransene fra prosjektet blir tatt vare på og videreført. För att lyckas med ditt projekt är det nödvändigt att det är förankrat i din egen organisation samt hos de aktörer som berörs av projektet och dess resultat. Du och dina partner ska kunna koppla din idé till Interreg Sverige-Norge programmets insatsområde, aktivitet- och resultatindikatorer. Din organisations ledning ska också se vinster med att delta och därmed avsätta tillräckliga resurser för att genomföra projektet.

Det er viktigt att komma ihåg är att projektet inte ska genomföras enskilt på var sida om gränsen. Som genomförare av ett projekt kommer du att uppleva en klart smidigare resa om ledningen prioriterar arbetet och ser projektet som ett led i organisationens utveckling. Förutom projektägarna kan det behövas fler samarbetspartners än de ni ser som självklara i början av planeringen av projektet.

Horisontella kriterier

De horisontella kriterierna hållbar utveckling, lika möjligheter och icke-diskriminering samt jämställdhet ska alla gås igenom vid planering av projektets verksamheter.

De horisontella kriterierna är ett verktyg för att förbättra projektets resultat. Tänk över de horisontella kriterierna utifrån projektets aktiviteter. Hur kan ett sådant angreppssätt bidra till att förbättra genomförandet av projektet?

Att kunna applicera de horisontella kriterierna i projektarbetet är en tillgång (er en ressurs for prosjektet) och kommer att ge ett bättre resultat både direkt för projektet och för att nå måluppfyllelsen med EU 2020.

Läs mer om horisontella kriterier i populärversionen av Interreg Sverige-Norge-programmet under det insatsområde som är aktuellt för er.

Kommunikasjon

Erfarenheter från tidigare Interreg-program har visat att de projekt som lyckas nå sina mål har använt kommunikation som ett verktyg genom hela projektet. Bra kommunikation kan påverka hur partnerskap, politiker och omvärden ser behovet för ditt projekt.

Kommunikation är av flera skäl av stor betydelse i genomförandet av projekt:

• En bra och konkret idé med tydligt fokus på reella behov ger mer intresse från medier och gör det lättare att förankra idé och projekt internt.
• En aktiv och genomtänkt kommunikation, såväl internt som externt, ökar förutsättningarna för att projektet kan genomföras enligt plan och nå sina mål.
• En väl genomförd intern och extern kommunikation ökar också förutsättningarna för bestående effekter efter projekttidens slut.
• Projektet bidrar genom en aktiv och utåtriktad kommunikation till att öka kunskapen om programmet och dess möjligheter hos andra presumtiva projektansökare.

Tänk på att den interna kommunikationen, både inom projektorganisationen och hos projektägarna samt medfinansierande parterna, är minst lika viktig som den externa kommunikationen.