Flertalet treåriga projekt inom Interreg Sverige-Norge har nyligen avslutas eller avslutas under 2019. Sekretariaten vill därför påminna vad som gäller kring projekts slutrapport, och dela med sig av goda exempel:
- Slutrapport för projektet Scandinavian Science Cluster, som de har delat upp i två delar. Varav den ena sprids till allmänheten och skickas in till Interreg, samt den andra delen som kompletterar redovisningen till Interreg.
- Populärversion av slutrapport för projektet Urban Platsinnovation.
Syfte med slutrapporten
Syftet med slutrapporten är primärt att formellt avrapportera hela projektet till programorganisationen, dels att till en bredare krets sprida erfarenheter från projektet/samarbeidet. Slutrapporten ska utformas så att en läsare utan tidigare kännedom om verksamhetens art eller projektet i sig kan få en god förståelse av projektets bakgrund, mål, aktiviteter, leveranser, resultat och effekter.
Formalia
- Slutredovisning görs i minansokan.se och www.regionalforvaltning.no
- En skriftlig slutrapport ska göras gemensamt för Sverige och Norge, för hela projektet.
- Slutrapporten ska bifogas och lämnas in samtidigt som de ekonomiska underlagen. Senast två månader efter det slutdatum som finns i projektets beslut ska den vara inskickad.
- Skicka in er gemensamma slutrapport, sparad i pdf-format, i de båda systemen samtidigt.
- Rubrikerna för slutrapport i regionalforvaltning.no ska användas och fyllas i, og sluttrapporten legges ved.
- Aktivitetsindikatorer ska registreras i minansokan.se. Om aktivitetsindikatorerna inte är redovisade på korrekt sätt skickas er ansökan om utbetalning tillbaka till er, och ni får göra om en ny ansökan med korrekt registrerade indikatorer.
Observera!
- Tillsammans med slutrapporten ska även en gemensam kortfattad läges-/delrapport för den sista rapporteringsperiodenskickas in. Den ekonomiska rapporten och läges-/delrapporten är beroende av varandra. Läges-/delrapporten utgör underlag för utbetalning och är en redogörelse av projektets verksamhet under sista rapporteringsperioden.
- Partnerskapet bør ta kontakt med en av journalistene på interreg.no. Dette er en slags «nettavis» for interreg prosjekter i Norge. Jounalistene er svært interessert å skrive noe om prosjektet og samle informasjon som gjør det enklere for andre å finne frem.
Innehåll
Slutrapporten ska vara en beskrivning av projektets totala verksamhet och resultat under hela projektperioden. Den ska kunna läsas och förstås av nya läsare som inte har tidigare kunskap om projektet. I rapporten ska det finnas en tydlig koppling till projektbeslutet och eventuella skillnader mellan förväntat resultat och faktiskt uppnådda resultat ska förklaras.
Nedan beskrivs punkter som slutrapporten ska innehålla, som ett minimum. Önskar projektparterna även göra en kortare populärversion av slutrapporten, en film eller andra kreativa lösningar som beskriver resultaten uppmuntras detta. Bifoga i sådana fall materialet samt eventuella broschyrer, rapporter, tidningsartiklar etc. som ni anser vara relevanta.
Slutrapporten ska minst innehålla följande:
Sammendrag/Sammanfattning
En sammanfattande beskrivning av innehållet i rapporten på max en A4 side. Sammendraget skal utformes slik at en leser, uten kjennskap til prosjektet, kan få en god forståelse av hva som er gjort og hvorfor og hvordan prosjektet er gjennomført. Prosjektet skal i tillegg oversette sammendraget til engelsk.
Bakgrunn
Hvorfor har prosjektet oppstått? Hvem har etterspurt prosjektet? Hva var problemet/årsaken til søknaden?
Mål, resultat och förväntade effekter
Detta är den viktigaste punkten i er redovisning og tar utgangspunkt i prosjektplanen og beslutet om EU-IR-finansiering. Var noggrann, men formulera er kortfattat.
Her redegjøres det for prosjektets viktigste resultater i forhold til fastlagte prosjektmål. Gå tillbaka till beslutet och se vilka mål ni satte. Beskriv prosjektets resultat og om målene er nådd. Har ni fått andra resultat än det ni tänkte er från början? Beskriv också hvordan prosjektets resultater bidrar til å oppfylle aktuellt insatsområdes specifika mål samt programmets övergripande syfte och mål. Har prosjektet allerede fått noen effekter og hvilke effekter forventes å komme? Avvik i forhold til beslut/tilsagn og årsak til avvik skal beskrives, forklares og kommenteres.
Försök att vara så konkret som möjligt.
Prosjektorganisasjon
Beskriv hvordan prosjektorganisasjonen og samarbeidet i det grenseoverskridende prosjektpartnerskapet har fungert og hvordan ansvarsfordelingen har vært mellom prosjektets partnere.
Indikatorer
För att mäta en del av Interreg-programmets effekter har ett antal aktivitetsindikatorer fastställts. För varje enskilt projekt har i beslutet angivits vilka dessa är och vilket utfall som förväntas. Redogör målvärdet och faktiskt utfall av era indikatorer, gärna i en tabell, samt kommentera utfallet av indikatorerna i löpande text.
Grenseoverskridende merverdi
Beskriv under vilket/vilka gränsöverskridande mervärde/n projektet har arbetat med och vad som har uppnåtts. De gränsregionala mervärdena är:
- Gränsen som resurs
Projekt som ser likheter eller skillnader över gränsen som en nödvändig resurs för att skapa resultat och gemensamt lärande, exempelvis kunskap, forskning, experter etc.
- Utnyttjande av kritisk massa
Projekt som använder potentialen att arbeta över gränsen som en förutsättning för att skapa resultat, exempelvis större underlag av företag, studenter, turister, etc.
- Överbryggande av gränshinder
Juridiska, administrativa, fysiska eller upplevda gränshinder
Redovisa även erfarenheter från sättet att bedriva projektet i en gränsregional miljö. Redovisa vad som varit bra eller dåligt i projektet och vad man kan dra nytta av/eller förbättra i kommande projekt.
De horisontella kriterierna
Beskriv hur projektet har arbetat med att integrera de horisontella kriterierna hållbar utveckling, lika möjligheter och icke-diskriminering samt jämställdhet i projektverksamheten. Hur har kriterierna använts som verktyg för att bidra till projektets mål och resultat?
Informasjon og kommunikasjon
Beskriv hvordan prosjektet har fulgt opp informasjon og kommunikasjon i prosjektet (hjemmeside, nyhetsoppslag, skilting, trykksaker, annonser, sosiale media, foredrag etc.) Beskriv särskilt hur allmänhet och andra har fått kännedom om projektets verksamhet och resultat samt hur det framgått att projektet fått stöd från Europeiska regionala utvecklingsfonden.
Ange även hur information eventuellt kommer vara tillgänglig i framtiden, har projektet en hemsida, youtube-kanal etc. som kommer finnas kvar.
Forankring av prosjektets resultat og effekter
Beskriv de åtgärder som vidtagits för att projektet ska kunna övergå i befintlig verksamhet efter projekttiden, hur projektets erfarenheter och resultat har implementerats i organisationens reguljära verksamhet, men även i förhållande till projektets övriga målgrupper. Beskriv hur projektet har lett till ett vidare samarbete efter projektets avslut och vad det består av.
Redogör om och hur projektet samarbetat med andra Interreg-projekt och/eller andra EU- finansierade projekt.
Aktiviteter og økonomi
Här ska aktiviteter som återfinns i beslutet beskrivas på en övergripande nivå, gärna fördelat per arbetspaket/WP. Angi om det er noen planlagte aktiviteter som ikke ble gjennomført eller om det finnes andre avvik fra innholdet samt hva dette har betydd for prosjektets økonomi.
Redovisa även hur stor andel av projektet som lagts på respektive verksamhet/aktivitet.
Forslag og ideer
Redegjør for spørsmål eller forslag til nye prosjekt som har dukket opp underveis i prosjekttiden. Her finnes det også muligheter for å komme med spørsmål, forslag eller ideer som prosjektet vil sende videre til programmets gjennomføringsorganisasjon eller til andre pågående eller kommende Interregprosjekt.
Frågor?
Mer information om slutrapportering, resultat, effekter, ekonomiredovisning etc. finns i vår projekthandbok. Vi på sekretariaten hjälper gärna till och svarar på frågor och funderingar kring projektinnehåll, och förvaltande myndighet kring den ekonomiska rapporteringen. Kontaktuppgifter till oss hittar du här.
